カルテプロ |電子カルテ〜マッサージ・整体・鍼灸・カイロ・エステ
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施術に入る前の検索が早く、患者情報の スタッフ間共有化…

様々なデータをリアルタイムに見られる事。保存に場所を取ら…

電子カルテならではの機能が良いです。集計や分析をした…
電子カルテだとPC 1 台ですむこと。 また、すぐにほしい情報…
       
 
 
わからないことは聞けばすぐに教えて頂けるので良いですね…
一番の利点はデータ保護の安全性だと思います。個人情報…
紙カルテと違い圧倒的に顧客管理がしやすいです。紙カル…
 






あなたのカルテ管理は?




あなたの院(サロン等)で、
カルテの管理はどうされていますか?


 棚に手書きのカルテをしまっていますか?


だとしたら、私は少しだけ…心配です。




現在では病院での流れを受けて

大手治療院やリラクゼーションサロン、

先を見るのが得意な院の経営者の方は



どんどん電子カルテを導入しはじめているからです。


つまり、手書きのあなたの院の

周りの院は
カルテの管理はもちろんのこと、

顧客管理がしっかりとされてきている、ということです。



また、この「カルテプロ」を使っているならば、

経営分析までしっかりとされてきている、ということです。



ご存知の通り、私たちの業界は(製作者の1人はマッサージ師です)、

新しい院(サロン等)が
乱立していっている状況です。


競争が激しくなってきています。

今はまだ大丈夫でも、

どんどん新しい院(サロン等)ができてきて、

今後10年、20年と

今までと同じように

続けていくことができるでしょうか




少なくとも今より厳しい状況になり、

同業の院(サロン等)に勝っていかなくてはならないでしょう。




顧客管理の大切さ、電子カルテである意味


顧客の管理は紙であったとしてもカルテがあるし、

できている。


と、あなたはお思いになるでしょう。確かに最低限できるでしょう。



しかし、もっとしっかりやる方法があります!



□メールを
一斉に配信できます。もちろん条件づけした人にも。

□ハガキへの
宛名書きが自動でできます。

□お
名前以外で検索できます。

□焼失、盗難、持ち出しなどの
情報の紛失を防げます

□複数店舗の場合、
他店舗にある情報を見れます

□顧客から集めた
アンケート結果をHTMLに変換
HPに使えます。

□書き込んだ顧客情報やカルテの内容を
集計、分析できます。




【一斉配信】


→私の院ではアドレスを登録している2000人以上の顧客に対して、

空いているときに
割引メールを出したり、

誕生日の前に
おめでとうメールを送ったり、

初診後に
サンクスメールを出したりしています。


特に割引メールは

一回出すと3-5人程度の予約が入ります。




【宛名書きが自動】

→ハガキや封書でのアプローチは郵便代がかかるので、

ほとんどしませんが、

院の移転などアドレスを知らない人にも 送らなければいけないときに使えます。


4000人以上に自動で宛名書きをさせました。
(ハガキの補充は手動になりますが…)



【名前以外で検索】


→例えば
「ええと、あの、ほら、サーフィンやっていて、ヘルニアの手術の経験もある人どなただっけ?」

とか、

「藤見町に住んでいて、30歳前後くらいの3ヶ月位前にいらした方は何さんだっけ?」

などということも検索できます。

逆に、例えば、

「松坂が勝利した次の日に野球をやっている人向けにキャンペーンメールを出す」

とか、

「9月生まれの人に誕生日月キャンペーンメールを出す」

「今週は桜町在住の方にキャンペーン、次週は松ヶ丘在住の方にキャンペーンハガキを出す」

というようにも使えます。



【情報の紛失を防げます】

→紙のカルテで、

一番怖いのは

悪意ある内部の情報流出でしょう。

また火事の可能性もないわけではありません。

とにかく

カルテ、


顧客情報が無くなってしまうほど

怖いことはない


と私は思っています。



あなたはいかがですか?


ないとしたら…
やっぱり心配です。


ちなみに

「カルテプロ」は経営者でないとデータの取得はできませんし、

データ自体は

サーバ上にいくつもバックアップを取りながら存在しますので、

紛失の可能性は紙のカルテに比べてとても少ないです。




【他店舗にある情報を見れます】

→多店舗展開されている、

もしくは将来的にはそうしたい、

とお考えなら、

データを紙で、

もしくはデジタルデータであるとしても一ヶ所に保存するのは、

せっかくのデータを、その場でしか見れないものにしてしまいます。



「カルテプロ」は


データをサーバ上に載せます。


なので
他の店舗からでも全データを見ることができますし、

経営者が


自宅から、旅先からデータを見ることができます



当然全ての店舗のデータをまとめて
集計、分析も可能です。




【アンケート結果をHTMLに変換】


あなたは近所のレストランに行くときは、

何を基準に行くお店を決めますか?

インターネットで通販するときどうやって安心材料を集めますか?



そうです。もちろん口コミですよね。



あなたの院(サロン等)のホームページには

「お客様からの声」

「口コミ情報」

「レビュー」

のようなコーナーはありますか?


私の院でもアクセスの非常に多いページに
「みなさまからのお声」というページがあります。


これを見たのが実際に行こうと思ったきっかけですとおっしゃっていただけることが多いです。



そんな「みなさまからのお声」ですが、

これも「カルテプロ」


自動生成しています。



もちろん初診の方からアンケートをいただいて入力しておくわけです。




【集計・分析できます】


→これはまたとても大事なことなので次章で説明します。




経営分析の大切さ



経営分析といっても、うちは小さいし、必要ないと思う。


と思われるかもしれません。

本当に必要でないなら、


自分の院(サロン等)の状況が

良く把握できているということだと思います。



しかし私などでは

結構
数字にしてみないと見えてこないことがあり、


「カルテプロ」の集計・分析機能は重宝しています。



すでに「カルテプロ」をお使いの院の方も

マメに分析結果を見ているところは

とても売上の上がる勢いがよいです。



現状を把握した上で必要なことをしているのです。



主な集計・分析機能は以下の通りです。

■日毎、月毎、年毎に売上を集計

■コース毎、時間帯毎、曜日毎、性別毎、媒体毎に来院人数を集計

■スタッフ毎、コース毎、媒体毎にリピーター率を集計



他にも入力されたデータから様々なデータを
グラフ表示




【売上集計】

→売上の集計はもちろんされているでしょう。


ただ「カルテプロ」をつけていると、

自動で集計され、年毎に、月毎に比較できたりします


今までと比べてどうなっている、

毎年○月は忙しい、 または暇だ。

この広告を打ったときはこうなった。

前年のゴールデンウイークは忙しかったっけ?


などとすぐに調べることができ、
それに対する対策を講じられますね。



【来院人数を集計】

→どのような条件下で

お客様(患者様)がいらしてくださっているのかを

きちんと把握できていますか?




これが把握できていないと暗闇の中手探りで歩くようなものですよね。


○どの
コースが高い評価を受けているのか。

○どの
時間帯に来院数が多いのか。

何曜日に来院数が多いのか。

男性女性、どのくらいの比率でいらしていただいているのか。

○どんな
きっかけで来院してくださっているのか。



コース…高い評価を受けているコースを

前面に押し出していく必要があることは間違いないのですが、

それを無視して

自分のやりたい施術を前面に押し出してしまう方もいらっしゃるかと思います。

きちんと把握しておく必要があります。



時間帯…スタッフの配置や営業時間の変更などを検討してみてください。

朝の時間帯が少なく、

夕方営業時間終わりあたりが多いようなら

少し営業時間を後ろにずらすとか、


均一に配置していたスタッフを

混む時間帯に多く配置するなどすれば

それだけでも売上に直接関わってきます。



曜日…お客様(患者様)の行きたい、

と思う曜日をお休みにしていませんか?


お休みのままですとデータは取れませんが、

一度定休日を変えて試してみてはいかがでしょう。

平日は皆同じと思いますか?

そうとも限りません。スタッフの配置も検討できます。



性別…男性に多く評価されているのか、女性に多く評価されているのか、

もしくは男性に評価されたいと思っているのか、女性に評価されたいと思っているのか、

また性別に関係なく評価されたいと思っているのか。

現状を知ることから方向付けや修正をしていくのがよいと思います。



きっかけ…いらしてくださった初診のお客様(患者様)は

一体何を見て、誰から聞いていらしてくださっているのか、

これはとても大切なことです。


広告の戦略を立てるのに過去のデータを使わない手はありません。

いくらかけて、いったいどのくらいいらしてくれたのか

自分のところのデータが一番適切な数字を見せてくれます。


フリーペーパーが得意ならもっとそちらに注力し、

ホームページが得意ならそちらに。

もしくは弱い部分を補うというような考え方もできます。




【リピーター率を集計】

→これを見ることによってお客様(患者様)が

どれだけそのサービスを評価してくれたかを測ることができます。


なぜなら

もう一度来る、ということは、

払った金額に見合った、

もしくはそれ以上の価値のあるサービスを提供された

、と思っているから
に他ならないからです。


あまりにリピーター率の少ないコースは

はずした方がいいかもしれませんし 、


あまりにリピーター率の少ないスタッフは

教育しなおした方がいいかもしれません。


あまりにリピーター率の少ない媒体は

割引しすぎだったりするかもしれません。


リピーター率の多い媒体を伸ばしていく方向をさぐったほうが良いかもしれません。


私の院ではスタッフのリピーター率でお給料の歩合の率を変動させています。

お客様(患者様)からの評価を直接そのまま反映させています。


ただ、あまりに差が付くようなことがないように指導していきます。

実は他にも集計・分析できる項目はいくつもあるのですが、

代表的なものをいくつか挙げました。

それを綺麗にグラフ表示させるようにしています。



「カルテプロ」の感想や口コミ、評判は?


けど、じゃあ


使っている人はどう言っているのか聞きたい



やっぱりこのご時世売ってる人の売り文句だけ聞いてリスクを負えない。

と私だったら思います。

なので、いくつか抜粋してみます。

……電子カルテと普通の紙のカルテ、何が一番違うと思いますか

○施術に入る前に検索が早い。
患者情報のスタッフ間共有化が促進する。
コンパクトに収納できる。
(埼玉県・ここち)

○ すぐに、簡単に検索ができる事。
様々なデータをリアルタイムに見られる事。
保存に場所を取らず、ゴミが発生しない事。
(東京都・ゆあん)

○ 紙のカルテは、患者数が増えるほどご保管場所が必要となりますが、
電子カルテだとPC 1 台ですむこと。
また、すぐにほしい情報が引き出せることが一番の違いだと思います。
(東京都・あおぞら治療院)


……電子カルテの機能で気に入っているものを教えてください


○ 検索機能が充実している。 (埼玉県・ここち)

○ 検索が様々な項目でできること。
日々カルテを記入していくだけでデータが取れるところ。
(東京都・ゆあん)

○ グラフやリストからその時に応じて見たいデータがすぐに見れたり、分析できること。
特にグラフでの分析の種類が多く、治療院の今後の戦略を考えたり、客観的に経営状態が見れるところが気に入ってます。
(東京都・あおぞら治療院)


……導入をためらっている方達に何かメッセージをお願いします

○紙カルテだと記入が面倒くさくなり、カルテ無しでいつも施術の前半は体の状態を思い出すのに時間が掛かってしまうのですぐ検索できるのは便利です。
患者数が増えると行移行が大変なので1日でも早くがオススメです。
(埼玉県・ここち)

○ 紙カルテは保存、管理、検索の全てが大変であり、使い勝手の面でも電子カルテ に軍配が上がります。
スタッフの協力が得られるかが気になるところではありますが、使っていくとそ の便利さに気が付いてもらえると思います。
PC内に記録するわけでもないので、HDDクラッシュの恐怖もなく、お勧めです。
(東京都・ゆあん)

○ 患者さんのデータ管理を電子カルテで行うと、すぐに引き出したい必要な情報を見ることもでき、院のデータ分析も簡単に行え、事務仕事の時間短縮にもつながります。
また、一人の患者さんに対し、複数人数の施術者が担当している場合でも、細かく入力する項目が分かれていて、入力ミスなども教えてくれるので、間違いやデータの混乱が起こらないと思います。
(東京都・あおぞら治療院)


と概ねご好評いただいています。

ただ、良いことばかり書いていただいてもよろしくないと思いますので、不安点なども挙げていただきました。

……電子カルテを使うことに対して不安はありませんでしたか

○ 安定度とスピード(サクサク動くか)が少し心配でした。
(埼玉県・ここち)

○ 欲しい機能はあるのかどうか、費用対効果は十分か、そもそも使いこなせるのか。いろいろありました。
(東京都・ゆあん)

○ 患者さんの個人情報なので、データのセキュリティがどこまできちんとなっているかが少し不安でした。
(東京都・あおぞら治療院)



……カルテプロに移行するのは大変でしたか

○ 元々アクセスでデータを持っていたから簡単だった
(埼玉県・ここち)

○ 開店間もなく導入したので一人でも数日で入力が完了しました。
(東京都・ゆあん)

○ オープンして間もなかったので、データ数も少なく比較的楽でした。
(東京都・あおぞら治療院)

確かにもっともな不安だと思います 。

なので、ここで払拭できるものは払拭していきたいと思います。




まず、安定感やスピードですね。


今のところ

サービスが不意に止まってしまうようなことは

サービス開始からありません



今後全く無いとはもちろん言い切れませんが、

バックアップも3重に取っていますし、

ご希望されるなら

ご自分のお持ちのコンピューターの中にもバックアップをお取りできます。


スピードはものすごく早いとは言えませんが


これだけの機能が付いているにしては
十分のスピードだと思います。



よろしかったらぜひデモ版や、無料体験版

お試しください。払拭払拭です。





そして、欲しい機能はあるのかどうか、

ですね。これは、そうですね。

じっくりホームページを見ていただくか、


サポートまでご質問
いただくか、

やはりデモ版や、無料体験版をお試しいただくか、になると思います。

今後機能を増やすこともございますので、

もし実装していない機能がございましたら

ぜひご希望の意見もいただけたらと思います。




また
費用対効果は十分かということですね。


これに対しては自信があります。


なぜなら利用量による
課金制であるということと、


上限がある、ということです。


はじめたばかりの院なら数千円で済みますし、

沢山稼げたらそれだけ払っていただきます。


が、 一店舗版でも多店舗版でも最高に払ってもこれだけ、という上限額があります。

ぜひ大きくなって、費用対効果を十分に上げてください。



また、営業ツールとして
メールの一斉送信がありますが、

実はこれだけでもかなり元が取れると思います。

状況などにもよるかとは思うので、

だいたい、ということになりますが以下にいくつか例と推測を挙げましょう。

重要


私の院では
500円程度の当日限定の割引メールを出すと

平均4人の来院があります。

またお誕生日と前後一日使える
お誕生日割引メール

月に平均3人
の来院があります。


現状ですと

だいたい平均で
月に500人ほどの来院があり、

平均の
客単価が5200円ほどです。

なので、「カルテプロ」に支払う金額はだいたい月に

500人×5200円×0.014×1.05(消費税)+1575円(基本料金)=
39795円

ということになります。

しかしこの割引メールを
月に2回ほど出すと

平均で8人ほどの来院のプラスが見込めて、

8人×(5200円-500円)=
37600円

さらに
お誕生日割引メール
3人×(5200円-500円)=
14100円

合計で
51700円 です。

十分過ぎるほどにペイしています。


これがもし個人でもう少しこじんまりとされている場合を想定してみましょう。

例えば
一日2人ほどのお客様(患者様)を施術していて、

25日営業している。

平均の
客単価が5000円だとすると、

「カルテプロ」への支払いは

50人×5000円×0.014×1.05(消費税)+1575円(基本料金)=
5250円

です。

割引メールの反応がたった一人でも、お誕生日メールが0人でも、


十分ペイ
できますね。


さらに院(サロン等)の規模が大きくなれば

もっとお得です。

なぜなら上限があるからです。

10店舗運営していて、

平均して一店舗あたり
400人の来院数があり、

平均客単価が
6000円だったとします。

すると「カルテプロ」への支払いは

10店舗×400人×6000円×0.016×1.05(消費税)+1575円(基本料)
=404775円

なのですが上限があるので、
404775円105000円
になります。

そこで1店舗あたり
500円の割引メールで、

もし私の院の半分しか反応が無いとしても
4人反応があったとします。

10店舗×4人×(6000円−500円)=
220000円

さらに1店舗あたり2人が誕生日割引メールで増えるとします。
10店舗×2人×(6000円−500円)=
110000円

合計で
330000円売上増見込みです。


いかがでしょう。

もちろんここに書いた数字は

最初に書いた私の院以外の数字は

想像なので何の保障もできませんが、

きちんとメールアドレスを問診表に書いていただく方策を取れば、

少なくともたった一つの機能で元が取れかねないくらいにはなると思います。

きちんと
メールアドレスを問診表に書いていただく方策については

ご契約いただけた場合にはきちんとフォローしていきたいと思います。





使いこなせるのか

ということですね。


これもそれほど心配はないのではないかと思います。


現在のところはご契約されている方達から

最初の1月ほどは色々ご質問等ありますが、

それ以降はほとんど問題なく運用されているようです。


私の院でも、コンピューターを使うのは苦手だというスタッフが数名おりますが、


一本指打法でも十分使っております
ので、

大丈夫だと思います。





データのセキュリティに関してですね。


これは私たちも特に気をつけて製作いたしました。

SSLという高度な暗号化を施して

全てのデータのやりとりを保護しています。

ご安心ください。


ただ、1つ心配なのは契約者様のパソコンにもデータをバックアップできる機能をつけたことです。

というのは、サーバ上のデータはSSLで守られていますが、

契約者様のパソコンにダウンロードされたデータの安全性は

私どもの手を離れ、契約者様の手に委ねられています。

どうかしっかり保護してください。

スタッフの1人が悪意がなくとも漏洩させてしまうことも考えられます。

その部分に関しては十分注意して運用ください。





次に
移行に関してですね。

これは一番いいのは開業と同時に導入することです。


ここで紹介した2院はちょうどそのような時期でした。

なのでとにかく
開業される方にはお勧めしたいです。


また他の形でデータをお持ちの方はぜひご相談ください。

別途見積もりさせていただきますが、


データを移し変えることも可能
な場合がございます。

そうでなくても、コツコツ入力していけば移行できるでしょう。

最初は紙と電子カルテが混在するかもしれませんが、

徐々に移行していけば良いと思います。


なんにしろいつかは必ず電子カルテに移行する日が来るはずです。

このままこの業界だけ紙のままとは到底考えられません。




紙のカルテのままでは勝ち残っていけないでしょう。



それだけ電子カルテと紙のカルテでは大きな差が出てきます。

どうせ電子カルテに移行するなら少しでもデータ量の少ない今が良いのです。


また、今まではカルテなどつけていなかった、という院(サロン等)の方ももしかしたらいらっしゃるかと思います。

今からなら多分間に合うと思います。

途中から始めたって、始めないよりは全然良いと思います。

わずかな金額で始められることです。




私は3年かけて元を作りました。


そしてそれを元にシステムエンジニアと

1年かけて「カルテプロ」の形にしました。


あなたにはそんな手間はいらないのです。



支払う金額も うまく使えば


チャラになるくらいの営業能力もあります。






ぜひ頭脳を新しく切り替えてみてください。

新しい院の経営が見えてきます。

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