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電子カルテのよくある質問    

設定が難しいように思うのですが?
今までの紙のカルテからどう移行したらいいの?
カスタマイズはできるの?
顧客情報をエクセルデータで持っていますが使えますか?
初期設定お手伝いサービスは使ったほうがよいの?
初期設定お手伝いサービスはどこまで来てくれるの?
自分1人ではとても入力できないと思うのですが。
電子カルテの機能について
分析ツールとはどういうことなの?
集計ツールとはどういうことなの?
営業ツールとはどういうことなの?
売上の集計などはスタッフに見られてしまうの?
何台もパソコンがありますが同時に使えますか?
電子カルテの使い方について
途中から多店舗版に移行できますか?
無料体験版に制限はありますか?
やめる時にデータは返してくれるの?
デモ版のグラフが表示されません
グラフを再表示させても画面が変わりません
統計グラフ内の性別グラフで「顧客性別比」と「カルテ性別比」とありますが、違いは?
宛名書きを封書でもやりたいのでラベル出しなどしたいのですが、できますか?
データ入力をしているとたまにダブりが出てしまうのですが。
ダウンロードしたデータの「住所2」のデータが変な数字になってしまうのですが。

データが無くなったりしないの?
データが流出したりしないの?
サポートは受け付けてくれるの?


支払方法は選べるの?
契約はどういう期間単位で行われるの?
使い始めた後から値上がりしたりしない?
スタンダード版からプロ版へ移行できますか?
請求書に書いてある客単価がグラフと違うのですが。
電子カルテのその他の質問
カルテプロのサービスが終了したらどうなるの?
パスワードの変更はできますか?
今後機能の強化や、新機能の追加などはありますか?


○設定が難しいように思うのですが?

答え…確かに汎用性をもたせるため色々な設定ができるようになっています。そのため、設定で戸惑うことも出てくるかと思いますその代わりに自分の好きなように項目を使ったりすることがある程度は可能です。よく「カルテプロの取扱説明書」を読んでもらうか、導入支援サービスの「初期設定お手伝いサービス」をご利用ください。


○今までの紙のカルテからどう移行したらいいの?

答え…いろいろな方法が考えられます。1つは一気に全ての紙カルテを「カルテプロ」に入力してしまう方法、またいらっしゃった患者様(お客様)から順にカルテに入れていく方法、また、今までのものはそのまま入力せずに新しい患者様(お客様)から入力していくという方法もあります。
入力するほうほうもご自分(達)で入力する方法と入力のプロに外注する方法とがあります。


○カスタマイズはできるの?

基本的にはお受けしておりません。お受けするにしてもかなり高額になってしまうと思います。このようなサービスは沢山のご利用者様が同じものを使うが故に低価格で提供できるという性格のものですので。またその管理にも一般のご利用者様よりコストがかかりますので、毎月の支払も増えてしまいます。



○顧客情報をエクセルデータで持っていますが使えますか?

だいたいの場合大丈夫だと思います。データの内容にもよりますので、最初に拝見して判断させていただきます。また料金に関しても量や内容によりますので、別途お見積もりということになります。しかしご自分の手で入力するよりは楽かもしれません。


○初期設定お手伝いサービスは使ったほうがよいの?

特に訪問して初期設定をさせていただくサービスはオススメいたします。やはり導入する部分でのハードルがかなりあるかと思いますので、設定に慣れたスタッフがお手伝いするのが楽ですし、最適な設定をすることができると思います。


○初期設定お手伝いサービスはどこまで来てくれるの?

交通費をお支払いただけるならば日本国中どこへでもお伺いいたします。ただ、日程に関してはご相談させてください。


○自分1人ではとても入力できないと思うのですが。

まず入力に慣れていないとかなり大変な作業だと思いますので、スタッフみんなで頑張る。もしくは外部の方にお願いする、という方法がよいかと思います。

 

電子カルテの機能について
○分析ツールとはどういうことなの?

普通、カルテといえば(電子カルテも含めて)いらっしゃった患者様(お客様)の基本的な情報や、症状、施術内容などを書いて記録しておくものです。通常はそれだけのものです。
しかしせっかくそれだけの情報をデジタルデータとして持っておくのに、ただ、「記録」して「見る」だけではもったいないと思いませんか。そのデータを活用しようと思って作ったのが「カルテプロ」です。
例えば忙しい時間帯を分析して、効率的にスタッフを配置するとか、スタッフのリピート率を出して成績に反映させるとか、月毎の売上を一覧表示させて季節ごとの売上の予測を立てるとか。他にも沢山分析できます。一覧を書いておきましょう。
・男女比分析
・コース分析
・時間帯分析
・曜日分析
・広告分析
・リンク元分析
・各種再診率
・売上推移
・来院数推移
・客単価推移
・指名分析
・カルテリスト
・アンケート出力リスト
・スタッフ別コースリスト

カルテを入力しているだけでこれだけの分析ができ、それを運営に活かしていけます。何の計算もできない紙では考えられないことです。


○集計ツールとはどういうことなの?

これも分析と同じく、入力した情報を元にして売上や客単価、指名数などを数字として集計するものです。各店舗別や年度別、月別、日別など、集計する内容にもよりますが、さまざまな方向から数字を計算させられます。


○営業ツールとはどういうことなの?

初診時にメールアドレスをうかがっていれば、メールの一斉配信ができます。条件にあった人に送ることもできれば(さまざまな条件で絞り込めます)、全ての人に送ること、指定した一人だけに送ることもできます。また住所を聞いていれば、葉書に宛名書きも一気にできますので、キャンペーン情報や誕生日のサービスなど様々な営業に強力な味方になってくれます。


○売上の集計などはスタッフに見られてしまうの?

「カルテプロ」ではログイン権限を3つに分けております。1つは管理者権限。これは顧客検索や新規入力に加えて、分析情報や集計情報、さらに各種設定が行える権限です。もう1つは店舗管理者権限。これは顧客検索や新規入力、分析情報、集計情報(その店舗の)ができます。最後にスタッフ権限。これは顧客検索や新規入力のみできます。
もちろんスタッフ全員を管理者権限にするとか、店舗管理者権限にするという設定も可能です。


○何台もパソコンがありますが同時に使えますか?

はい、お使いいただけます。院に何台あっても大丈夫ですし、院でスタッフが使いながら経営者が自宅で操作することも可能です。要するに全てのデータもアプリケーションも外部のサーバ上にありますので、院のパソコンも、自宅のパソコンも等しく端末として機能するもので、実際問題としては何台あっても問題ありません。

 

電子カルテの使い方について
○途中から多店舗版に移行できますか?

もちろんできます。一店舗で運営されていたご利用者様が新たに院を増やすような場合には多店舗版に移行いただくことになります。その場合はキャンペーン価格の持ち越しはできません。


○無料体験版に制限はありますか?

スタンダード版(一店舗版)としては制限は全くございません。全ての機能がお使いいただけますし、そのまま本契約にいたってもそのままデータを無料体験版から持ち越すこともできます。ぜひお試しください。


○やめる時にデータは返してくれるの?

契約を解除するときにとくにデータをお返しする、ということはございません。というのはいつでもご利用者様の好きなときに自社のデータをダウンロードできますので、ご解約の際には事前にご自分でデータのダウンロードをお願いしております。



○デモ版のグラフが表示されません

大変申し訳ございませんが、データが2007年4月までしか入っておりませんので、グラフ表示の画面で、それ以前の日付を指定して再表示をお願いいたします。


○グラフを再表示させても画面が変わりません

大変申し訳ございません。ブラウザ(インターネットエクスプローラー)の設定を変えていただく必要があります。
<Internet Explorer Ver .6.0 の場合の設定例>
[ツール]-[インターネットオプション]-[全般タブ]-[インターネット一時ファイル]-[設定]を開く
[保存しているページの新しいバージョンの確認]欄で[ページを表示するごとに確認する]を 選択する

<Internet Explorer Ver. 7.0 の場合の設定例>
[ツール]-[インターネットオプション]-[全般タブ]-[閲覧の履歴]-[設定]を開く
[インターネット一時ファイル]欄の[保存しているページの新しいバージョンの確認]で[Webサイトを表示するたびに確認する]を選択する

○統計グラフ内の性別グラフで「顧客性別比」と「カルテ性別比」とありますが、違いは?

「顧客性別比」のほうは顧客データを元にしています。つまり何度来ていても一人は1人と数えます。それに対して「カルテ性別比」はカルテデータを元にしていますので、延べ人数になります。1人の人が10回来ていたら10人と数えています。


○宛名書きを封書でもやりたいのでラベル出しなどしたいのですが、できますか?

顧客データやカルテデータをcsvというテキスト形式(Exel などで開けます)でダウンロードすることができますので、そのデータを使ってご利用者様が自由にデータをお使いいただけます。ただ、データをダウンロードする際はデータの漏洩など取り扱いには十分お気をつけください。
具体的には 管理者権限でログインしていただき、
「詳細設定登録管理」画面から
右上のほうの「バックアップ」ボタンをクリック
御社システムNo(毎月の請求書のご請求先情報に書いてあります)と契約時のメールアドレスを入力し「送信」ボタンをクリック
次の画面で「顧客データ」と「カルテデータ」を別々にダウンロードすることができます。
マイクロソフトのワードとエクセルを使ってラベル出しをする方法を解説しているホームページがありますので参考にしてみてください。
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word/ouyou/w-label.html




○データ入力をしているとたまにダブりが出てしまうのですが。

以下のような状況になりますとダブって入力ができてしまいます。
このような状況ができないようにお願いいたします。

1.管理者権限で全てのスタッフがログインしている。
2.2台以上のPCで同時に入力している。
3.スタッフが、他のスタッフが担当したカルテを改ざんしている。
4.同時に同カルテ情報を改ざんした。
5.同時に同カルテ情報を改ざん中、A者はカルテと個人情報を削除した。
6.その後、B者はローカルメモリ上で変更を掛けたカルテ情報を再更新した。



○ダウンロードしたデータの「住所2」のデータが変な数字になってしまうのですが。

この問題はCSVの中の記述の問題ではなく、 エクセルのCSVの読込仕様によるものです。
対処方法としては、問題が発生しそうな部分、 今回は住所2になりますが、その読込を「G/標準」ではなく 「文字列」で読込を設定していただけますか。

下記に手順を書きます。

----------------------------------------------------------------------------
CSVファイルを新規ワークシートにインポートする

メニュー[データ]−[外部データの取り込み]−[データの取り込み]をクリック
(Excel 2000の場合[テキストファイルのインポート])
  ↓
[データファイルの選択]ダイアログで、
インポートしたいファイルを選択し[開く]ボタンをクリック
  ↓
  ↓
[テキストファイルウィザード−1/3]ダイアログ−[元のデータ形式]欄で、
「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」オプションボタンをOnにして[次へ]ボタンをクリック
  ↓
[テキストファイルウィザード−2/3]ダイアログで、
[区切り文字]−[カンマ]チェックボックスをOnにし、
[次へ]ボタンをクリック
  ↓
[テキストファイルウィザード−3/3]ダイアログ−[データのプレビュー]欄で、
頭の「0」を表示させたいフィールドを選択後、
[列のデータ形式]欄で「文字列」オプションボタンをOnに
  ↓
[データのプレビュー]欄で、
選択していたフィールドの上部に表示されている文字列が、
「G/標準」から「文字列」になったことを確認
  ↓
[テキストファイルウィザード−3/3]ダイアログ−[完了]ボタンをクリック
  ↓
[データの取り込み]ダイアログ−[新規ワークシート]オプションボタンをOnにし、

[OK]ボタンをクリック



 


○データが無くなったりしないの?

「カルテプロ」では何重ものデータ保護の施策をしております。まず、専用サーバ内で自己のハードディスクの中に毎日一回バックアップをしています。そのハードディスクは2台が同期して作動していますので、片方が壊れても大丈夫です。さらに別の場所にもハードディスクがあり、そちらにも毎日一回バックアップをしています。さらにご利用者様自身でデータベース用のデータではありませんが、エクセルの形に直ったデータがダウンロードできます。詳しくはサービス内容のページでご確認ください。


○データが流出したりしないの?

「カルテプロ」ではデータの暗号化をSSLという技術を使って行っております。最新の暗号化技術で全てのデータのやり取りを保護しております。詳しくはサービス内容のページでご確認ください。


○サポートは受け付けてくれるの?

はいメールフォームにて行っております。できるだけ早い回答を心がけております。メールフォームはこちらからお願いいたします。

 

○支払方法は選べるの?

現在お選びいただけるのは銀行振込みとジャパンネットバンクのサービス「J振」の2種類になります。詳しくは料金とお支払のページをご覧下さい。


○契約はどういう期間単位で行われるの?

1ヵ月毎の契約になりますが、特にご解約のお申し入れがない限りは自動更新させていただきます。ご解約の際は前の月の15日までにお申し出ください。


○使い始めた後から値上がりしたりしない?

一度ご契約いただいたご利用者様に値上げをすることはございません。
値上げをするときはご新規のご利用者様からとさせていただきますので、そのときにご契約した利用料金の計算方法でずっとお使いいただけます。ご安心ください。


○スタンダード版からプロ版へ移行できますか?

はい、もちろんできます。問合せフォームの「プロ(多店舗版)のアップグレードについて」から、その旨メールいただければ特に難しい設定変更などなく、スムーズに移行いただけます。


○請求に書いてある客単価がグラフと違うのですが。

可能性は2つあります。まず1つは、無料体験版の時のデータも込みのグラフ表示を見ているからというのがあります。請求書には契約日以降のデータを計算した金額が書いてありますが、グラフ上には無料体験版のデータも入っているわけです。なので最初の一回目の請求ではほぼ数値がずれることになります。
もう1つは、以前に入れ忘れていたカルテを月をまたいで入力したような場合です。このデータは前の月に入力されていなかったので、次の月に請求されます。グラフ表示などは来院があった日で計算されますが、請求に関しては入力があった日が基準になっています。なので、そのような場合は請求の金額と多少ずれが出ることがあります。


○カルテプロのサービスが終了したらどうなるの?

カルテプロのサービスが万が一終了するということになりましたら、データはご利用者様のパソコンにエクセルの形でダウンロードできますので、それを手元においてカルテプロのデータを消去させていただくという形で終わらせていただくつもりでおります。



○パスワードの変更はできますか?

はい、スタッフパスワードは管理者権限でスタッフ登録管理画面にて行えますし、システムパスワードの変更ももっとセキュリティレベルの高い管理画面にて行うことができます。


○今後機能の強化や、新機能の追加などはありますか?

はい、常にご利用者様が使いやすいように新しくしていきたいと思っています。このサービスの素晴らしいところの1つは、ソフトのアップデートがあったときに、自動的にみなさまの環境でも新しい機能が使えるようになるところです。
       
電子カルテのスクリーンショット
電子カルテのサンプルデータ
電子カルテの無料体験

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