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デジタル化
なぜ紙からデジタルデータへ移行していくべきか、理由は大きく分けて2つあります。それは
安全・多機能
この2つです。もちろんこれだけではわからないと思うので順に説明していきましょう。
安全・多機能
○データの保護
○データの暗号化
○使用量による課金
○無料の試用期間がある
○専用データベース
○ログイン権限が3種類
○3個のIDとパスワード
○料金の途中値上げなし
○辞めたスタッフには見られません
○作ったのは現役鍼灸マッサージ師
○サポート受付あり
○ビジュアルでの経営分析
○多店舗の管理も可能
○外出先でも状況把握
○細かな条件で検索
○宛名印刷やメール配信
○ある程度自由度のある設計
○店舗をまたぐ顧客の管理可能
 
安全データの保護
一番気になるのはきっと「データが無くなってしまわないの?」ということだと思います。
これは保存するハードディスクドライブ(コンピュータの中のデータを記憶させておく機械)を3つ使うこと、さらにご利用者様の持っているPCにバックアップを取ることで解消しています。(ご利用者様の持っているPCに取るバックアップはサーバにあるデータの形式とは異なり、そのデータからサーバのデータを元に戻したり、サーバのデータを上書きすることはできません)4重の保護になります。
カルテプロ保存の仕組み
イメージとしては上の図のようになります。皆様がデータを入力するとそれは専用サーバの2つのHDD(ハードディスクドライブ、図ではHDD1とHDD2)に同時に保存されます。2つあるので片方が壊れてしまっても、片方のドライブでも動きます。同時に壊れることはほとんど考えられないことです。
しかしさらに安全を期して、遠隔地にあるHDD3に毎日自動的にバックアップされます。
これでもし専用サーバのあるビルがビルごと消失してもHDD3から再構築することができます。
そしてさらに万全を期して、ご利用者様がご自分でバックアップを取りたいタイミングでご自身のコンピュータ内にバックアップを取ることができます。これはサーバ上で使われているデータとは異なりますが、エクセルの形式で顧客データとカルテデータとに分けて出力されてきます。
ただし、このデータの取り扱いには注意してください。いつまでもコンピュータ内に留めておくと悪意のある内外部の人間が送信したり持ち帰ることができてしまいます。特にウイニーなどファイル共有ソフトなどを使っているときは行わないほうがよいですし、そうでなくてもコンピュータ内から速やかにCDROMやUSBメモリなどに移して、コンピュータ内からは削除してしまうほうがよいでしょう。
紙のカルテだと
考えられるのは
○スタッフが持って帰って2度と現れない
○火事や盗難にあってなくなってしまう
こういったトラブルです。どちらも起こったら大変なことになります。スタッフや火事、盗難から手の届かないところでしっかりデータを保護したいですね。
 
安全データの暗号化
では、そのデータの保護はわかった、しかしそのデータは漏洩しないのか、サーバとやりとりしている間に横からかすめとられないのか、という不安も出てくることかと思います。
それについてはすべてのデータのやり取りをSSL(Webサーバ[カルテプロサーバ]とWebブラウザ[カルテプロアプリケーション]間のデータ通信に対して、盗まれたり、改ざんされたり、なりすましされないように暗号化を施す通信技術の事です。カルテプロは最新の暗号化通信技術を採用し、全ての通信に対してデータを保護していますので、 安全にデータのやり取りができます)で行っていますので、データがサーバと端末間を行き来する間に漏洩することはありません。
またデータをご利用者様のコンピュータ内に置かないのでスタッフや経営者の悪意の有る無しに関わらず、そのコンピュータからデータが漏洩することはありません。
SSL
紙のカルテだと
ちょっと話が違ってきますが、紙のカルテですと別の意味で暗号化されることがありますね。
というのは手書きですので、字のばらつきがありますから、読めない字、というのが出てきてしまうことがあります。そういうことも解消できます。
 

安全使用量による課金
安全ということとは少し違うかもしれませんが、安心してお使いいただけるように、最初、お客様(患者様)がまだ少ないときは「カルテプロ」の使用料金も少なくてよいように設定いたしました。
1日に2人くらいの院であれば3000円程度の料金になると思います(客単価が5000円くらいだと)。
もし院が大きく発展して数名のスタッフと共にたくさんのお客様(患者様)がいらっしゃるようになったら、そのときは稼いだ分だけ「カルテプロ」の使用料金も高くなります。1日に10人くらいの院であれば15000円程度の料金になると思います(客単価が5000円くらいだと)。
そしてとても重要なことは上限があることです。「カルテプロ-スタンダード」の月額利用料の最高金額は52500円で(他に基本料525円かかります)、「カルテプロ-プロ」の月額利用料の最高額は105000円(他に基本料525円かかります)です 。
詳しくは 「料金と支払い」のページをご覧下さい。

 
安全無料の試用期間がある
我々の業界では電子カルテというもの自体がまだあまり普及していません。なぜ我々の業界だけ…ということは置いておいたとして、普及していないので、どんなものだかわからない。という方も多いと思います。なので最初は無料で使っていただいて試せる試用期間を設けました。それも1ヶ月という長い期間です。機能も全てフルに使えますし、試用期間中に入力いただいたデータはそのまま本契約の際に移行できます。ただ、本契約にいたらなかった場合はデータをお返しすることなく、破棄させていただきます。
 
安全専用データベース
ご契約様ごとに専用のデータベースを構築し、他のご契約社様データとは完全に独立した環境内で管理致しておりますので、 より安全にご利用頂けます。
 
安全ログイン権限が3種類
「カルテプロ」はインターネットエクスプローラーを立ち上げて、「カルテプロ」のURLに飛んでもらい、最初の画面でID(認証ナンバーのことで、お名前など)とパスワード(利用者が決めた任意の文字列)を使って自分のデータを見れるような状態にします。
その際に同じ院内でもID(利用者)によって操作できる範囲を制限することができます。
例えばAさんは経営者なので、管理者権限でログインし(IDとパスワードを使ってデータにアクセスできように認証させること)、各種設定や、分析・集計、顧客・カルテ入力ができます。
Bさんは別の店舗の分院長さんなので、店舗管理者権限でログインし、分析・集計、顧客・カルテ入力ができます。
Cさんは役のつかないスタッフなので、スタッフ権限でログインし、顧客・カルテ入力のみできます。
このように必要な人が必要なだけ情報を得ることができるような作りにしてあります。
紙のカルテだと
紙のカルテでは、売上の集計や、各種分析などができないので、元からその必要はありませんね。
 
安全3個のIDとパスワード
ログインするときにIDとパスワードによって制限をかけていることは上に書きましたが。もう少し詳しく説明しましょう。1つのIDと2つのパスワードでログインします。
IDは基本的にスタッフのお名前になります。そしてスタッフパスワードというのは各スタッフに割り当てられたパスワードです。最後にシステムパスワードというのがあります。これは各契約院に割り当てられています。この3つが全て正しい場合にログインできます
なので、他の院に入ろうとして、どれか1つの文字列がわかってもログインはできませんし、辞めてしまったスタッフからはログインできないように制限ができます。
このようにデータは堅く保護されています。
 

安全料金の途中値上げなし
少しでも利用し始めて「カルテプロ」でカルテ入力をし始めたときに、もしかしたら不安になるかもしれません。「1年後に急に値上げを言い渡されたらどうしよう。辞めるっていっても簡単じゃないし・・・」
と、いう不安が出るかもしれません。不動産と同じですね「家賃の値上げを言い渡されたけど、出て行くわけにもいかないし・・・」ということです。
これは確かに不安だと思います。なので、料金は最初に設定させていただいたものから変更することは原則ありません。ご利用の皆様が自らオプションを付けたりする以外は最初の設定から値上げすることはしないと明言いたします。

 
安全辞めたスタッフには見られません
この電子カルテはどこからでも見ることができます。ということは辞めてしまったスタッフも自分のIDとパスワードでカルテ内容を見れてしまうのではないかと不安になるかもしれません。しかし、辞めてしまったスタッフは設定で○○というスタッフが辞めたという風に設定しておけば、カルテプロを見ることができなくなるのです。
もちろんまだ働いている間は他の場所でカルテを見ることはできますが、その情報をダウンロードしたりすることはできないので、そちらも含めてご安心いただければと思います。
 
安全作ったのは現役鍼灸マッサージ師
現場を知らないシステム屋さんが単独で作ったわけではない電子カルテです。元々は現場でマッサージなどの仕事をしている人間が作りました。AccessというMicrosoft社製のデータベースソフトを使って開業前からちまちま作り、一つ一つ機能を追加していきました。それを3年使った後に、システム屋さんと協力して、誰にでも扱えるようなものにしたのです。
 
サポート受付あり
説明書はあります、ありますが、使い方についてわからない部分があったり、トラブルがあったときはサポートの受け付けもしております。電話では今のところ受け付けておりませんが、メールにてご質問いただけます。→こちら
 

多機能ビジュアルでの経営分析
入力したカルテや顧客情報をただ見るだけだったら紙のカルテとそれほど大きな違いはないかもしれませんが、この電子カルテなら入力した情報を分析したり集計したりできます。逆に言うと、これは電子カルテと簡単にくくることのできないものです。分析・集計ツールであり、営業ツール(後述)であったりします。以下に分析・集計できるものを羅列します。
○男女比分析
○コース分析
○時間帯分析
○曜日分析
○広告分析
○リンク元分析
○各種再診率
○売上推移
○来院数推移
○客単価推移
○指名分析
○カルテリスト
○アンケート出力リスト
○スタッフ別コースリスト


○男女比分析
電子カルテで男女比分析

○コース分析
電子カルテでコース分析

○時間帯分析
電子カルテで時間帯分析

○曜日分析
電子カルテで曜日分析
○広告分析
電子カルテで広告分析

○リンク元分析
電子カルテでリンク元分析

○各種再診率
電子カルテで再診率分析

○売上推移(年単位)
電子カルテで売上推移表示

○売上推移(月単位)
電子カルテで売上推移表示2

○来院数推移(年単位)


○来院数推移(月単位)
電子カルテで来院数推移2表示

○客単価推移(年単位)
電子カルテで客単価推移表示

○客単価推移(月単位)
電子カルテで客単価推移表示2

○指名分析
電子カルテで指名分析

○カルテリスト(月合計)
電子カルテでカルテリスト表示

○カルテリスト(日ごと)
電子カルテでカルテリスト表示2

○アンケート出力リスト
電子カルテでアンケート出力

○スタッフ別コースリスト
電子カルテでスタッフ別コースリスト表示
 
多機能多店舗の管理も可能
「カルテプロ」ではソフト(アプリケーション)もデータも利用者のPCの中ではなく、サーバに置かれます。そのデータを利用者のPCから見にいく、書き込みにいく、という方法を取っています。なので、店舗が増えたときにはカルテに店舗名をデータとして入れることで、それぞれの店舗の売上集計他諸々の分析が店舗単位でできます。もちろん合計でも出るようにできています。
またA店舗のほうにいらしたお客様(患者様)がB店舗に行ったときもきちんと内容を把握して施術をすることができます。
カルテプロ多店舗管理の方法

紙のカルテだと
データは紙に書かれているので、基本的には「そこ」でしか見れません。B店舗のお客様(患者様)のカルテを見ることができません(それどころか、あるかどうかもわかりません)。また、数店分の売上などのデータを集計した上で、また全店舗集計しなければいけません。多くなればなるほど不便ですね。
 
多機能外出先でも状況把握
上の「多店舗管理の方法」でも書きましたが、「カルテプロ」のデータはサーバ上で一括管理しています。なので、読み出しも書き込みもインターネット環境とブラウザ(インターネットエクスプローラー推奨)さえあれば、IDと2つのパスワード入力で可能になります。
管理者権限でログインすれば、自宅にいても、旅行先でも環境さえあれば店舗の状況を知ることができます
紙のカルテだと
当然売上などの情報は1日が終ってレジをしめてから電話やメールで報告を受けることくらいしかできないでしょうし、複数店舗があれば、それぞれから報告を受けねばなりません。
 
多機能細かな条件で検索
「カルテプロ」では顧客を検索するときにさまざまな条件で検索が可能です。「ふりがな」はもちろん「住所」「電話番号」「性別」「年齢」「年齢の範囲指定」「初診日」「初診日の範囲指定」「媒体」「紹介者」「○日後に誕生日」「○月生まれ」などなど、かなり多くの方法で検索できます。
例えば「山田太郎さんからご紹介されて、2007年5月10日から15日あたりまでに初めていらした人」などという方法で検索できます。「豊島区南長崎あたりに住んでいて、20〜25歳くらいの女性」というような方法もあります。組み合わせは自在です。
電子カルテで検索
*上の画面は「東京都練馬区桜台」で「20〜23歳」の「男性」という検索をしたところです。

紙のカルテだと
紙のカルテでは「ふりがな」で検索できるのが主ではないでしょうか。しかも時間がかかりますね。年数が経てば経つほど。
 

多機能宛名印刷やメール配信
これは営業ツールとして使える機能です。大変簡単に今までやっていた大変な事務仕事が片付きます。
まず上記の「いろいろな条件で検索」の通り、宛名印刷やメール配信をしたい人を検索します。1人でも何千、何万人でも結構です。条件を何も入れずに検索すれば全ての人を対象にできます。
そして、ここからは「宛名印刷」、と「メール配信」に分かれます。それぞれのボタンを押しましょう。

○宛名印刷
まず最初に宛名印刷する葉書のレイアウトを決めましょう。
電子カルテで宛名印刷
次に一枚だけ印刷、範囲指定印刷、全部印刷を選べば印刷されます。
電子カルテで宛名印刷2

○メール送信
まず、最初に3月に誕生日のPCメールに登録の有る人を検索してみました。
電子カルテでメール送信
次に「メール配信」ボタンを押して、内容入力画面に移りますので、本文を入力しましょう。
メールのタイトルや、署名、相手の名前は自動的に挿入されます。また、チェックのために任意のアドレスにテスト配信できたり、履歴を残すために各店舗、本部にメールを同時に送ることもできます。
電子カルテでメール送信2
また、アドレスが無い人、という検索もできるので、例えば店舗移転の案内を4000人の顧客に出したいときに、アドレスのある3000名にはメールでお知らせして、アドレスの無い1000名には葉書で送る、というようなこともできます。これで、かかるコストが20万円から5万円に節約できます(はがき代だけでの金額で、実際はもっと差が出ると思います)。

紙のカルテだと
当然ですが、宛名印刷や、メール配信はできません。カルテと別にそういうシステムを持つ必要があると思います。でも二度手間になるからどうせなら一回の入力で終えたいですよね。

 
多機能ある程度自由度のある設計
「カルテプロ」はできるだけ様々な形態で業務を行う院に対応できるように考えて作られています。オーダーメイドというわけにはいきませんが、多くの項目を備えていますし、利用しない項目は別の項目に置き換えて利用することができます。
また、項目を選択するときの内容(例えば広告媒体を選択するときに「看板」「ホームページ」「雑誌」「紹介」など)を各院で設定することができます。
カルテにはチェックボックスを追加できたりもします。
 
多機能店舗をまたぐ顧客の管理可能
店舗が複数ある場合、顧客が両方の店舗に行くことが考えられます。特にあまり離れていない場所にあったらなおさらです。
そんな場合にもデータをサーバに読みに行く、という性格上、普段A店舗に言っている○○さんがB店舗に行っても、その方にもう一度問診表を書いていただくことはないですし、カルテもB店のほうで見ることができます。
紙のカルテだと
お客様(患者様)は違う店舗に行くたびに問診表を書かなくてはいけなかったり、スタッフも当然知っているべき情報を知らなく、もう一度説明させる、ということになります。できることなら、一元管理したいものです。
電子カルテのスクリーンショット
電子カルテのサンプル
電子カルテの無料体験

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